A automação deve ser avaliada como um investimento estratégico, não apenas como a adoção de uma tecnologia. Isto posto, Jean Pierre Lessa e Santos Ferreira, diretor de tecnologia, ressalta que medir o retorno exige comparar custos, ganhos operacionais e melhorias práticas antes e depois da implantação. Mas como realizar isso? Nos próximos parágrafos, abordaremos quais indicadores considerar no ROI.
O que é ROI em projetos de automação?
ROI, que significa “Return on Investment” (retorno sobre investimento), é um indicador utilizado para a comparação entre os ganhos gerados por um projeto e os custos necessários para realizá-lo. Isto posto, ao lidar com automação, essa conta precisa incluir ferramentas, implantação, treinamento, suporte, manutenção e adaptação das equipes ao novo fluxo.
A fórmula básica compara ganho líquido e investimento total. Porém, o retorno nem sempre aparece apenas em receita direta. Muitas vezes, ele surge na redução de horas manuais, na queda de retrabalho, na diminuição de falhas e no aumento da capacidade de entrega sem ampliar a estrutura.
Tendo isso em vista, o erro mais comum é medir apenas o custo inicial da solução. Segundo o especialista em tecnologia, software e inteligência artificial, Jean Pierre Lessa e Santos Ferreira, o ROI deve considerar o processo completo, pois uma automação barata pode gerar pouco impacto, enquanto uma solução mais robusta pode reduzir perdas importantes no longo prazo.
Quais custos devem entrar no cálculo?
Antes de calcular o retorno, a empresa precisa mapear todos os custos envolvidos. Jean Pierre Lessa e Santos Ferreira explica que essa etapa evita uma análise superficial e permite comparar alternativas com mais segurança. Além disso, ela mostra se o projeto foi pensado como melhoria operacional ou apenas como compra de software. Isto posto, entre os custos mais relevantes, estão:
- Ferramentas e licenças: softwares, módulos, integrações e recursos contratados.
- Implantação: configuração de fluxos, testes, ajustes e migração de dados.
- Treinamento: capacitação dos usuários e adaptação das equipes.
- Manutenção: suporte, atualizações, correções e monitoramento.
- Mudança operacional: revisão de responsabilidades, processos e rotinas internas.
Com esses dados, a empresa calcula o investimento total de maneira mais realista. Esse cuidado também melhora a tomada de decisão, porque mostra quanto a automação precisa entregar para justificar sua implementação.
Como medir economia de tempo e produtividade?
A economia de tempo costuma ser um dos ganhos mais visíveis. Para medi-la, a empresa deve comparar quanto uma atividade consumia antes do projeto e quanto passou a consumir depois. A diferença pode ser convertida em horas economizadas por semana, mês ou ano.
No entanto, tempo poupado não significa produtividade automaticamente. O ganho real ocorre quando a equipe usa esse tempo para atividades de maior valor, como análise, atendimento, melhoria de processos e tomada de decisão. Por isso, o ROI precisa mostrar o que deixou de ser manual e o que passou a gerar valor.
Como avaliar a redução de erros?
A redução de erros também influencia diretamente o ROI. Os processos manuais dependem de digitação, conferência individual, cópia de dados e comunicação informal. Como pontua Jean Pierre Lessa e Santos Ferreira, essas etapas aumentam o risco de inconsistências, atrasos e retrabalho, especialmente em operações com grande volume de informações.
Para medir esse impacto, a empresa pode acompanhar indicadores como número de falhas por período, volume de retrabalho, chamados internos, inconsistências em relatórios e tempo gasto em correções. Assim, quanto maior for o custo do erro, maior tende a ser o valor de uma automação bem planejada.
Inclusive, também é importante verificar se os erros não foram apenas transferidos para outro ponto do processo, conforme frisa Jean Pierre Lessa e Santos Ferreira. Até porque uma automação mal configurada pode repetir falhas em escala. Por isso, regras, exceções e integrações precisam ser testadas e monitoradas continuamente.
Quais indicadores mostram melhora na experiência do usuário?
Por fim, o ROI não deve considerar apenas economia interna. A experiência de clientes, colaboradores, fornecedores e gestores também precisa entrar na análise. Uma boa automação reduz esperas, simplifica etapas, melhora a clareza das informações e torna o processo mais confiável. Isto posto, alguns indicadores ajudam nessa medição:
- Tempo de resposta: prazo entre solicitação, processamento e retorno.
- Satisfação do usuário: percepção de clientes ou equipes após a mudança.
- Taxa de resolução: demandas concluídas sem novas intervenções.
- Adoção interna: uso correto do novo fluxo pelas equipes.
- Redução de atritos: queda em dúvidas, reclamações e solicitações duplicadas.
Esses dados ampliam a leitura do retorno porque mostram benefícios que nem sempre aparecem de imediato no caixa. Quando a automação melhora a jornada do usuário, ela reduz desgaste, aumenta confiança e fortalece a percepção de eficiência da empresa.
Uma boa medição do ROI melhora as decisões
Em última análise, medir o ROI de um projeto de automação vai além de aplicar uma fórmula financeira. É entender como a tecnologia altera processos, reduz desperdícios, melhora entregas e libera pessoas para atividades mais estratégicas. Assim sendo, quando a empresa combina análise financeira, indicadores operacionais e percepção dos usuários, ela consegue avaliar se uma automação realmente entrega valor.
Autor: Diego Rodríguez Velázquez
