PUC-CAMPINAS GANHA AGILIDADE E ECONOMIA COM CONCEITO DE SERVIÇOS COMPARTILHADOS
A aplicação de conceito de serviços compartilhados na PUC-Campinas completa um ano gerando economia, eficiência e agilidade em obras e serviços realizados na Universidade. Iniciada em 1º de fevereiro de 2023, a criação da Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas e Serviços Compartilhados (GPS), substituindo a antiga Pró-Reitoria de Administração (Proad), não se restringiu apenas à mudança de nome, mas de conceito organizacional com a implantação de metodologias que unificam serviços de departamentos e unidades que dão todo o suporte para o funcionamento da Universidade.
O objetivo foi conseguir mais eficiência, redução de custos, diminuição de desperdícios e melhoria na qualidade dos serviços prestados para garantir o bom funcionamento das atividades-fim da PUC-Campinas, que são o Ensino, a Pesquisa e a Extensão. Isso permite que os responsáveis por essas atividades-fim possam se dedicar exclusivamente aos seus principais objetivos.
Para aplicar o conceito de serviços compartilhados na Universidade, o Pró-Reitor Prof. Dr. Victor de Barros Deantoni e sua equipe conheceram pessoalmente experiências em grandes empresas onde o método é aplicado há mais tempo no Brasil, entre elas a Petrobras e Eletrobras, além de participar de eventos com empresas como Nestlé e Ambev, entre outras da área de educação.
Junto a isso, houve troca de informações e contatos com integrantes da Associação Brasileira de Serviços Compartilhados, a qual a PUC Campinas passou a integrar a partir de julho de 2023. Uma das primeiras iniciativas da Pró-Reitoria foi centralizar e reunir departamentos que estavam em diversas unidades da Instituição.
Com isso, ela passou a reunir nove diferentes gerências, sendo elas a de Planejamento Econômico, Tecnologia da Informação, Serviços Acadêmicos, Gestão de Pessoas, Facilities, Obras, Operações e as de Administração do Campus I e Administração do Campus II.
“Trouxemos alguns departamentos que funcionavam diretamente dentro dos antigos centros, atuais escolas, ou que eram ligados a outros departamentos. Um dos maiores desafios foi unificar e padronizar os serviços e procedimentos em laboratórios, salas de aula, auditórios e outros espaços, buscando uma abordagem menos burocrática e mais célere”, disse o Pró-Reitor.
Como os diferentes serviços das gerências muitas vezes têm ligação direta, objetivos comuns ou são complementares, são realizadas reuniões com todos os gerentes semanalmente. Nela eles discutem a melhoria dos serviços, ações conjuntas, cooperações e resultados das mudanças implantadas.
Após um ano de implantações e mudanças, os resultados começam a aparecer. Muitas obras estão sendo realizadas nos campi, sendo 29 obras concluídas, como a inauguração de novos prédios, como o do Centro Gastronômico, da Clínica Veterinária Iguatemi, da Escola de Arquitetura, Artes e Design e, também, em etapa final, o edifício H10, além de outras que estão em fase de finalização, como um novo centro de treinamento e de pesquisa na área de ensino no Campus I e a nova praça de alimentação do Campus II.
Na área de segurança, mais de 200 câmeras de alta resolução estão espalhadas pelos campi, com serviços em fase de implantação, como o de reconhecimento de placas de veículos e facial em alguns departamentos.
Para manter a Universidade em pleno funcionamento, é preciso uma grande estrutura. A Pró-Reitoria conta com mais de 2 mil funcionários, 2500 computadores, 481 pontos de acesso à internet, além de fazer a limpeza e manutenção, no Campus I, de 204 salas de aula, 33 laboratórios, 30 laboratórios de informática e 9 auditórios, e, no Campus II, de 91 salas de aula, 35 laboratórios, quatro laboratórios de informática e dois auditórios.
A infraestrutura da Universidade conta, nos dois campi, com 98 edifícios para abrigar todas as atividades de ensino e pesquisa, sendo 295 salas de aula e 101 laboratórios, que, para uma boa operação, necessitam de manutenção, limpeza e gestão diária.
Com as mudanças implantadas no primeiro ano, foram registradas diminuições na geração de resíduos, economia no consumo de água e energia, redução em contratos com prestadores de serviços e gastos com suprimentos, gerando grande economia para a Universidade e ganhos ambientais expressivos.
